Samlingsutvalet har to faste møte i året, vår og haust. Vanlegvis har vi eit større haustmøte, der vi også inviterer inn eksterne føredragshaldarar som kan innleie kring spesifikke samlingsreleterte tema. Det vert også kalla inn til ekstra møte i løpet av året viss det er særskilde saker som bør drøftast i utvalet. Vervet som leiar av utvalet går på rundgang blandt musea. Samlingsutvalet vart etablert 07.12.22, ved ei samanslåing av dei to tidlegare utvala, Samlingsrådet og Brukarforum.
Samlingsrådet vart etablert i 2016, i kjølvatnet av «Samlingsplan for musea i Hordaland 2015-2020». Eitt av måla med rådet var at det skulle ta avgjerder kring som kven av musea som samlar inn kva. Samlingsrådet har i liten grad hatt den funksjonen, men utvikla seg til ein viktig møteplass mellom musea og Bevaringstenestene for å drøfte ei større breidde av utfordringar innan forvaltning av samlingane.
Brukarforum vart oppretta av Hordaland fylkeskommune i 2014 for å ivareta interessene til dei konsoliderte musea overfor Bevaringstenestene. Både Samlingsrådet og Brukarforum var sett saman av representantar frå alle dei konsoliderte musea, og Brukarforum hadde i tillegg ein representant frå fylkeskommunen.